Bürobedarf: Das darf in keinem Büro fehlen

Endlich haben Sie es geschafft. Die Geschäftsidee hat sich bewährt. Im Büro stehen schon die Möbel. Es fehlen nur noch die technische Ausrüstung und der Bürobedarf.

Der zweckmäßige Bürobedarf ermöglicht einen produktiven Arbeitstag. In erster Linie handelt es sich um Betriebsstoffe. Sie werden im Büro- und Berufsalltag verbraucht. Dabei dienen sie entweder für einen Tag, eine Woche oder länger. Hierzu zählen beispielsweise das Papier, die Stifte und die Briefmarken. Dazu kommen Gebrauchsgeräte. Sie werden jeweils einige Monate oder Jahre genutzt. Es handelt sich um Drucker, Locher oder firmeninterne Stempel. Diese verfügen über ihr eigenes Stempelkissen. Sie werden entweder mit Stempelfarbe getränkt oder über ein externes Stempelkissen mit Tinte versorgt.

Außerdem muss jedes benötigte Dokument unverzüglich ausgedruckt werden. Aus diesem Grund liegen mindestens zwei Tonerkartuschen für den Laserdrucker als Reserve bereit.

Welcher Bürobedarf ist für das Büro besonders wichtig?

Zuerst greifen die Beschäftigten zu Notizblöcken. Sie sind für Telefonnotizen bestimmt. Jeder Anrufer wird mit seinem Anliegen notiert. Mittlere und große Firmen lassen sie sich mit ihrem Firmenlogo drucken. Zum Schreiben benutzen Sie einen Kugelschreiber, Fasermarker oder Bleistift.

Schreibblöcke benötigen Sie für unterschiedliche Notizen. Sie sind besonders für Mitschriften erforderlich. Mit einer Schere lassen sich alle Dokumente und Notizen in Form bringen. Um sie auf Dauer in der gewünschten Weise zusammenzufügen, benutzen Sie die Klammergeräte. Für die kurzfristige Zusammenfassung kommen Büroklammern in Frage. Außerdem sollte der Klebestift nicht fehlen.

Für die Postzuordnung erwirbt ihr Unternehmen mehrfarbige Ablagekörbe. Sie werden auch für die unterschiedlichen Aufgabenstellungen benötigt. So kann der Mitarbeiter für jeden Schwerpunkt eine Schubladenbox erhalten. Die Fächer lassen sich im Anschluss schnell und komfortabel beschriften.

Breite und schmale Ordner stehen jeweils für die entsprechenden Geschäftsbereiche bereit. Diese beziehen sich beispielsweise auf die Bank, die Debitoren und Kreditoren. Sehr wichtig sind auch die Kasse sowie die allgemeine Korrespondenz. Die dazugehörigen professionellen Rückenschilder lassen sich leicht mit den individuellen Beschriftungen versehen.

Bürobedarf und Papier bei Meetings und Konferenzen

Meetings und Schulungen erfordern einen besonderes Papier und Bürobedarf. Mit dem Beamer und der Leinwand werden verschiedene Präsentationen vorgestellt. Dazu werden auch Overheadfolien eingesetzt. Auf ihnen stehen die von allen benötigten Informationen. Für den portablen Einsatz eignet sich ein Projektionswagen. Er verfügt außerdem über eine Beamer-Halterung.

Beim Brainstorming sammeln die Teilnehmer ihre Gedanken. Diese schreiben sie auf Pappstreifen. Jeder lässt sich mit einem Magneten auf der Magnettafel befestigen. Alternativ bieten sich die Pinnwand oder die Planungstafel an. Für jede dieser Varianten steht jeweils das Planungstafelzubehör bereit. Auf Schiefertafeln können Sie ebenfalls ihre Notizen und Anregungen mit Kreide oder speziellen Stiften festhalten.

Weitere Möglichkeiten bieten

• die Drehtafel
• die mobilen Whiteboards und
• der T-Kartenplaner.

Der Flipchart ist eine weitere Option. Für diesen benötigen Sie

• den Flipchart-Block
• einen oder mehrere Flipchart-Blockhalter
• die Flipchart-Marker sowie einen
• Tisch-Flipchart.

Was sollten Sie beim Messeauftritt berücksichtigen?

Hier gelten fast die gleichen Regeln wie beim Meeting. Für das Informationsmaterial oder den Eingangsbereich empfiehlt sich ein Infoständer. Er enthält die aktuellen Kataloge und Unternehmenspräsentationen. Dazu kommen die Plakathalter, Schaufenster und Sichttafeln.
Jeder am Messeauftritt beteiligte Mitarbeiter muss über

• ein Namensschild und
• die passenden Visitenkarten
  verfügen.

Für die Kunden liegen Kugelschreiber und Blöcke mit dem Firmenlogo bereit.

Die Wichtigkeit von Papier im Büro?

Nur sauberes Papier verlässt das Unternehmen. Außerdem muss es im Format DIN A4 vorliegen. Das Brief- und Kopierpapier ist in erster Linie für Drucker und Multifunktionsgeräte gedacht. Graues Recyclingpapier sollte für den internen Dokumentenverkehr eingesetzt werden. So können Sie Geld sparen.

Auf dem Endlospapier werden umfangreiche und fortlaufende Aufstellungen, Rechnungen und Dokumentationen gedruckt. So bleibt auch die Reihenfolge erhalten. Möchten Sie eine farbige Broschüre erstellen, benötigen Sie Foto- und Farbleserpapier. Das Fotopapier ist in verschiedenen Qualitätsstufen erwerben.

Mit den Etiketten lassen sich alle Briefe und Drucksachen stilsicher beschriften. Die Beschriftung erfolgt über ein Computerprogramm.
Dieses System lässt sich auch auf

• die CD-Label für gebrannte CDs- und DVDs,
• Endlosetiketten,
• Ordnerrückenschilder,
• Inventarnummerierungen und
• verschiedene Kartonagen
  anwenden.

Was sollte beim Versand beachtet werden?Viele Büros stehen in der direkten Verbindung mit der Versandabteilung. Beide Abteilungen holen ihren Bürobedarf aus den gleichen Lagerbeständen. Für den ordnungsgemäßen Versand werden beispielsweise

• Versandtaschen
• Versandkartonagen in unterschiedlicher Größe
• Handabroller und Klebebänder
• Luftpolsterumschläge in verschiedenen Größen
• Packpapier
• Tragetaschen
• Messer
  benötigt.

Im Rahmen der Sicherheit sind Feuerlöscher und Rauchmelder erforderlich.

Was wird für die Archivierung von Dokumenten benötigt?

Sie müssen alle geschäftlichen Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Den richtigen Zeitplan gibt die Finanzverwaltung vor. Nach dieser Frist dürfen die Dokumente vernichtet werden. Sie lassen sich in Kartonagen verstauen, die direkt für Aktenordner ausgelegt werden. Zuerst sortieren Sie die nicht mehr aktuellen Ordner. Diese kommen nach Themen in die entsprechenden Kartons. Um die Akten im Rahmen einer Prüfung schnell zu finden, versehen Sie die Kartons mit den Etiketten. Auf diesen notieren Sie die Nummer der eingelagerten Ordner.
Plastikaufbewahrungsboxen dienen zur Archivierung von Datenträgern. Darunter befinden sich

• CDs und DVDs
• elektronische Speicher
• Festplatten mit sensiblen Daten und
• Festplattenspeicher für separate Speicherungen.