Mit Einladungskarten optisch ansprechen und gut informieren

Es gibt etwas Besonderes zu feiern? Dann gehört dazu eine schillernde Einladung! 
Mit der Einladung zu Ihrer Party geben Sie Ihren Gästen das beste Warm-Up, das Sie geben können. Natürlich ist auch der einfache Weg denkbar und Sie organisieren eine Facebook-Veranstaltung, aber wessen Herz schlägt nicht schneller, wenn er/sie eine Einladung per Post erhält. Außerdem können Sie kreativ werden. Bei Gestaltungsfragen helfen online Anbieter wie cottonbird. Ihnen bleibt damit nur noch die Aufgabe die richtigen Informationen für Ihre Einladung bereitzustellen. Der richtige Informationsgehalt entscheidend – so viel wie nötig so wenig wie möglich.

Welche Informationen dürfen in einer Einladung nicht fehlen?

Kurz gefasst: Stellen Sie sich selbst W-Fragen zu Ihrer Festivität! Wer? Warum? Wann? Wo? Wie? Was?

Anrede der geladenen Gäste

Wer wird eingeladen? Je nachdem wie die Beziehung zum Empfänger ist, fällt die individuelle Ansprache mehr oder weniger förmlich aus. Ob Sie Duzen oder Siezen obliegt Ihnen. Achtung Fettnäpfchen – achten Sie in jedem Fall auf die richtige Schreibweise der Empfängernamen. Selbst bei vermeidlich einfachen Namen kommt es regelmäßig zu Schreibfehlern (Bsp. Sarah, Sara, Sahra).

Anlass der Einladung

Warum wird gefeiert? Lassen Sie die Einladungsempfänger wissen warum Sie einladen. Welche Anlässe sich hierfür eignen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Artikels. Der Anlass der Einladung entscheidet übrigens auch darüber mit wieviel Vorlauf Sie die Einladung verschicken sollten. Die meisten Menschen verschicken Geburtstagseinladungen etwa drei Wochen im Voraus. Feiern Sie es während der Feiertage? Dann können Sie die Karten etwas früher verschicken. Bei Hochzeiten wird gern drei Monate oder mehr im Voraus eingeladen. Grundsätzlich gilt, bitte nicht kurz vor knapp, das erhöht die Wahrscheinlichkeit für Absagen. Geben Sie ihren Wunschgästen Vorlauf zum Planen und Zeit für Vorfreude.

Datum und Uhrzeit der Festivität

Wann findet die Feierlichkeit statt? Das Datum gehört zu den wichtigsten Angaben einer jeden Einladung. Es entscheidet in der Regel über die Zu- oder Absage des Eingeladenen. Platzieren Sie diese Angabe daher bitte entsprechend prominent in Ihrer Einladung. Natürlich darf auch die Uhrzeit nicht fehlen. Wenn Sie z.B. eine Überraschung zum Eventbeginn planen, weisen Sie konkret darauf hin, dass pünktliches Erscheinen besonders wichtig ist. Haben Sie eine Location mit vordefinierter Endzeit der Festivität gebucht, spricht nichts dagegen eine von/bis Angabe aufzunehmen.

Veranstaltungsort(e)

Wo wird gefeiert? Informieren Sie direkt in der Einladung über den vorgesehenen Veranstaltungsort. Dabei sollte nicht nur z.B. der Location-Name angegeben werden. Nicht selten gibt es Veranstaltungsorte wie z.B. Restaurants oder Clubs mit gleichem Namen in ein und derselben Stadt. Hier droht Verwechslungsgefahr. Geben Sie die vollständige Adresse (Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt) an. Man wird es Ihnen danken, wenn Sie auch an die Nutzer der öffentlichen Verkehrsmittel denken und eine nächstgelegene Haltestelle angeben. Je nachdem von wo Ihre Gäste Anreisen, kann auch die Entfernung zum nächstgelegenen Flughafen oder Hauptbahnhof relevant sein. Sollten im Laufe der Festivität die Veranstaltungsorte wechseln, geben Sie für Nachzügler an wann und wo die Party steigt.

Programm

Wie wird gefeiert? Geben Sie ihren Besuchern eine kleine Vorschau der geplanten Programmpunkte. Das vermittelt Sicherheit und beugt Ungewissheiten in Verbindung mit Ihrer Feierlichkeit vor. Verraten Sie nicht zu viel! Auch „Überraschung“ kann ein Programmpunkt sein.

Dresscode

Was sollen die Gäste anziehen? Diese Frage werden sich Ihre Gäste, erfahrungsgemäß gerade die weiblichen, sofort stellen. Hierbei hilft bereits die Kurzbeschreibung des Programmes. Natürlich können Sie anhand dessen konkreter auf die Kleiderordnung eingehen. Weisen Sie auf kleidungsrelevante Besonderheiten hin. Hierzu gehören z.B. Mottos, Aktivitäten drinnen und draußen und ggf. No-Go´s. Auch kleine Richtungsgeber wie „Dress to impress“, „smart casual“, „locker und lässig“ oder „black and white“ sind denkbar. Diese geben einen Rahmen vor, lassen individuellen Geschmäckern aber genügend Freiraum.

Geschenke

Was sollen die Gäste mitbringen? Manche möchten konkret Wünsche äußern, andere gängige Mitbringsel wie Blumen oder grundsätzlich Geschenke ausschließen. Kann man machen – muss man aber nicht.

Antwort

Erbitten Sie eine Ruckmeldung zur Einladung von Ihren potenziellen Gästen. Das geht z.B. so: Wir bitten um Zu-/Absage bis (Datum einfügen) an (Kontakt einfügen).

Geschafft! Mit diesen Angaben ist Ihre Einladung bereit zum Versand.