Personalabteilung: Interne oder externe Lösung?

Stiftungen und Unternehmen jeglicher Art müssen ihr Personal beschaffen, pflegen und realistisch einschätzen können. Dabei spielen immer individuelle Ansprüche, Kosten und Zielsetzungen eine Rolle. Für viele bedeutet das, dass sie eine eigene Personalabteilung haben, die sich genau darum kümmern soll.

Doch mittlerweile wird auch häufig auf externe Personaldienstleister (Stichwort: Outsourcing Personalabteilung) gesetzt. Diese kümmern sich unter anderem um die Besetzung von offenen Stellen und um Verträge – und bieten oftmals sogar Softwarelösungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen oder Teamarbeit. Trotzdem ist die Frage danach, ob das Outsourcing der Personalabteilung wirklich sinnvoll ist, für viele noch schwierig. Daher kommen hier die wichtigsten Vor- und Nachteile.

Pro interne Lösung

Stiftungen und Unternehmen, die alle Personalfragen intern lösen, haben dadurch viele Vorteile. Dazu gehört, dass Personalabteilungen „im eigenen Haus“ Vertrauen schaffen. Denn Mitarbeiter haben das Gefühl, dass diejenigen, die über ihren Status im Unternehmen mitentscheiden, auch wirklich vor Ort sind. Oftmals kennt man sich seit vielen Jahren und hat dadurch weniger Hemmungen, auch mal Probleme anzusprechen.

Außerdem sind die Kommunikationswege sehr kurz. Fragen oder Probleme können direkt vor Ort geklärt werden. In Notfällen geht das auch mal ohne vorherige Terminvereinbarung oder Absprache. Das ist nicht nur bei Problemen vorteilhaft, sondern auch bei der Neubesetzung von Stellen.

Denn sowohl die Besetzung mit unternehmensfremden als auch unternehmensinternen Mitarbeitern kann Vorteile haben, wenn sie durch die eigene Abteilung geschieht. Für „neue“ Mitarbeiter gilt, dass eine interne Personalabteilung die Arbeitsanforderungen gut einschätzen kann und gleichzeitig ein Gefühl dafür herrscht, ob es auch zwischenmenschlich passt. Wird eine Stelle vollständig intern besetzt, liegt auf der Hand, dass bereits Vertrauen herrscht, die Einarbeitungszeit gering ist und Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie Aufstiegschancen haben.

Zusammenfassung Vorteile:

• Vertrauen
• Perspektiven schaffen
• kurze Kommunikationswege
• realistische Einschätzung bei Neubesetzung

Kontra interne Lösung

Leider ist nicht alles Gold, was glänzt. Denn einige der Vorteile einer eigenen Personalabteilung können ganz schnell zu Nachteilen werden. So ist das Vertrauen nur eine gute Sache, wenn die Atmosphäre in der Stiftung stimmt – ansonsten kann Vetternwirtschaft Einzug halten. Stellen werden nicht nach Arbeitsleistung vergeben, sondern weil jemand schon lange dabei ist oder sich gut mit anderen versteht.

Das ist nicht nur bei der Besetzung von Stellen ein Problem, das kann auch im Arbeitsalltag zu Spannungen führen. Kleinkriege und persönliche Auseinandersetzungen werden dann meist eine öffentliche Sache und verderben die Stimmung. Neid und Missgunst schleichen sich ein. Außerdem tendieren Personalabteilungen durch persönliche Befindlichkeiten zu sehr zu einer internen Lösung, weshalb frisches Blut und neue Ideen fehlen.

Letztlich sind Personalabteilungen häufig recht teuer, obwohl sie kaum weiterentwickelt werden. Gerade in Unternehmen und Stiftungen mit einer langen Historie ist es oftmals so, dass Personalfragen schon immer auf eine bestimmte Weise geklärt wurden – Innovation Fehlanzeige. Wenn diese dann doch in Form von Software oder Fortbildungen eingebracht werden soll, muss viel Geld in die Hand genommen werden.

Zusammenfassung Nachteile:

• potentielle Vetternwirtschaft
• verletzte Gefühle trüben Moral
• keine frischen Ideen
• hohe Kosten

Pro externe Lösung

Externe Personaldienstleister bestechen mit ihrer Erfahrung und ihren Ressourcen. Da sie nicht nur ein einziges Unternehmen betreuen, haben sie stets Einblick in den ganzen Markt und somit keine Scheuklappen auf. Oftmals haben sie einen so guten Eindruck von den aktuellen Verhältnissen auf dem Arbeitsmarkt, dass sie realistisch einschätzen können, wie schnell eine Stelle besetzt werden kann.

Außerdem tun sie dies, während sie sich ständig weiterentwickeln. Gute Personaldienstleister arbeiten stets mit hochwertiger Software, die die Organisation von Verträgen, Akten und Zukunftsplanungen vereinfacht. Das führt oftmals dazu, dass sie vergleichsweise günstig sind – entweder, weil sie für gleiche Arbeit weniger Kosten verursachen als eine interne Abteilung oder aber, weil sie für das gleiche Geld mehr bieten können.

Persönliche Befindlichkeiten spielen keine Rolle. Wird eine Stelle intern besetzt, dann ist das die Folge einer Analyse und nicht von Freundschaft oder Bequemlichkeit. Kommt jemand von außerhalb in die Stiftung, dann kann davon ausgegangen werden, dass es einen aufwendigen Auswahlprozess gab – und niemand muss vermuten, dass Vitamin B eine Rolle gespielt hat. Externe Dienstleister schätzen auch ein, ob Einrichtungen von der Neubesetzung einer Stelle profitieren würden. Harte Fakten wollen zwar nicht alle Mitarbeiter hören, doch sie verringern das Potential für Kleinkriege oder interne Querelen.

Zusammenfassung Vorteile:

• geringere Kosten oder mehr für gleiche Kosten
• keine Vetternwirtschaft
• moderne Software
• genauere Leistungseinschätzung
• ständige Suche nach Verbesserung

Kontra externe Lösung

Die externe Lösung von Personalherausforderungen kann selbstverständlich auch Nachteile haben. Das beginnt schon dabei, dass sich Stiftungen unter Umständen ein Stück ihrer Identität nehmen, wenn sie zu viel auslagern. Gerade bei Personalfragen wünschen sich viele Mitarbeiter ein gewisses Vertrauen.

Das wirkt sich natürlich auch auf das Konfliktmanagement aus. Probleme mit Verträgen oder Arbeitsanforderungen müssen dann mit einer externen Person besprochen werden, was Verunsicherung oder Unverständnis hervorruft. Es dauert auch oftmals länger – Termine müssen erst vereinbart werden und manchmal dauert es einfach zu lange und die Probleme sind bereits eskaliert.

Last but not least kostet auch ein externer Personaldienstleister Geld. Die viel beworbenen Einsparungen sollten abgewogen werden – entstehen durch die Entscheidung für einen externen Dienstleister Unruhen oder wird der Arbeitsalltag durch die Umstellung extrem gestört, lohnt es sich vielleicht nicht. Manchmal bieten Dienstleister auch Zusatzleistungen an, die zwar abgerechnet werden, aber eigentlich keinen positiven Effekt haben.

Zusammenfassung Nachteile:

• nicht immer günstiger
• möglicher Identitätsverlust
• lange Kommunikationswege
• mangelndes Vertrauen

Fazit

Die Umstellung von interner Personalabteilung auf externen Personaldienstleister sollte auf keinen Fall leichtfertig oder unvorbereitet getroffen werden. Die Suche nach einem echten Partner in diesem Bereich, der sich auch in die Stiftungsphilosophie einarbeitet, sollte durchaus eine Weile dauern dürfen. Wichtig ist auch die offene Kommunikation über solche Pläne mit den Mitarbeitern, um diese nicht vor den Kopf zu stoßen.