Was sind Mitarbeiterkarten?

Dank dem heutigen technologischen Fortschritt, bieten sich immer mehr Möglichkeiten an, um Unternehmen in den verschiedensten Bereichen zu unterstützen. Die Annahme und Einführung solcher Tools führt dazu, dass sich Firmen viel Zeit einsparen, diese für Optimierungszwecke verwenden können und somit eine effizientere Arbeitsweise geboten wird. Auch Mitarbeiterkarten sind ein Beispiel dafür und stellen eine flexible und digitale Finanzlösung dar. Was genau man darunter versteht und welche Vorteile sie einem Unternehmen bringen, erfährst Du hier.

Was versteht man unter Mitarbeiterkarten?

Bisher war es gängig, dass ein Unternehmen eine oder nur wenige Kreditkarten besitzt, mit der sämtliche Zahlungen durchgeführt werden. Daher mussten die Mitarbeiter bislang jede Transaktion anfragen, einreichen und auf eine Bestätigung abwarten. Dieser Prozess ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, welcher sich nun dank Mitarbeiterkarten erübrigt. Denn diese sind grundsätzlich Firmenkreditkarten, die speziell für Angestellte angefertigt werden und gleichzeitig einen Zugang zum Geschäftskonto darstellen.

Allgemein kann sich ein Unternehmen entscheiden, ob die Mitarbeiterkarten wie eine Debit- oder eine Kreditkarte funktionieren. Der wesentliche Unterschied ist der Abbuchungszeitpunkt. Während bei einer Kreditkarte alle Zahlungen gesammelt einmal monatlich abgezogen werden, geschieht dies bei Debitkarten direkt nach jeder Transaktion.

Des Weiteren können Mitarbeiterkarten für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Bei regelmäßigen Zahlungen wird das Limit monatlich um den festgesetzten Betrag aufgeladen. Sollten sie für eine einmalige Verwendung ausgestellt worden sein, wird die Karte umgehend nach Vollendung der Zahlung gesperrt, um jegliche Betrugsmöglichkeiten zu verhindern. Zudem können Mitarbeiterkarten personalisiert werden, was bedeutet, dass jeder Angestellte eine individuelle Budgetgrenze zugeteilt bekommt.

Es bietet sich ebenfalls noch die Variante Firmenkreditkarten in physischer, also in einem Plastikkartenformat, oder in virtueller Form zu beantragen. Die Einbindung in ein Unternehmen stellt sich als sehr einfach heraus, da dafür kein neues Geschäftskonto eröffnet werden muss, sondern das bereits bestehende mit einem Mitarbeiterkartenanbieter, wie Moss, verknüpft werden kann.

Für wen eignen sich Mitarbeiterkarten?

Da das Durchführen von geschäftlichen Zahlungen zu den Aufgaben vieler Angestellter gehört, bieten sie sich besonders für jene Mitarbeiter an. Diese Tätigkeit wird nämlich mit dem Erlang eines eigenen Zugriffs auf das Unternehmenskonto um einiges erleichtert. Zudem ermöglichen Mitarbeiterkarten solche Arbeiten auch für das Homeoffice, da eine virtuelle Firmenkreditkarte überall verwendet werden kann.

Geschäftsreisende profitieren ebenso von dem Erhalt einer Mitarbeiterkarte. Denn dies ermöglicht eine Spesenabrechnung ohne private Barauslagen, womit sich der Prozess der mühsamen Geldrückerstattung erübrigt. Genauso wird das Unterscheiden zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben erleichtert. Gleiches gilt für Firmenerledigungen, mit denen Mitarbeiter beauftragt werden. Das Ausleihen der Unternehmenskreditkarte oder das Bezahlen aus privater Tasche verfällt auch hier und zugleich das Haftungsrisiko, welches durch den Verleih der Karte entsteht. Allein beim kleinsten Verdacht einer suspekten Transaktion, frieren sich die Mitarbeiterkarten automatisch ein. Die Sperre kann online ganz leicht wieder aufgehoben werden und bietet somit einen enormen Schutz vor Kartenmissbrauch und -betrug.

Welche Vorteile bringen Mitarbeiterkarten mit sich?

Firmenkreditkarten bringen noch weitere positive Aspekte, für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen selbst, mit sich.

Genauen Überblick über die Finanzlage

Bei vielen Mitarbeiterkartenanbietern, ebenso wie bei Moss, werden alle Daten und Zahlungsinformationen in Echtzeit abgewickelt. Dadurch wird ein genauer Überblick über sämtliche Zahlungsflüsse im Unternehmen geboten, wodurch man als Geschäftsführer alles gut im Auge behält. Allgemein wird somit jede Zahlung einer Abteilung und dem genauen Angestellten zugewiesen, worauf berechtigte Personen jederzeit auf diese Informationen zugreifen können. Zudem kann jeder Zahlung eine optionale Notiz beigefügt werden, um den Verwendungszweck ersichtlicher zu zeigen.

Flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten

Dank der guten Übersicht, welche man mit Mitarbeiterkarten erlangt, können verschiedene unternehmerische Abläufe flexibler gestaltet werden. Geschäftsreisen müssen nicht mehr bis ins kleinste Detail vorausgeplant werden, da das Budgetlimit von Firmenkarten online schnell verändert werden kann. Dies erlaubt es, vor Ort Entscheidungen zu fallen und flexibel auf Situationen reagieren zu können.

Mitarbeiterkarten wirken sich auch positiv auf Angestellte, speziell in Remote Work, aus, da mit dem Erhalt einer Zahlungskarte Mitarbeiter zugleich mehr Eigenverantwortung und Handlungsfreiheiten bekommen. Dies stärkt zum einen die Mitarbeiterbindung als auch das Vertrauen, welches ihnen entgegengebracht wird und ermöglicht somit einen flüssigen Arbeitsablauf vor Ort oder von zu Hause aus.

Effizienteres Arbeiten

Zu jeder Zahlung sind die Mitarbeiter verpflichtet den dazugehörigen Beleg einzureichen. Dieser Vorgang wird nun durch einen digitalen Upload der Dokumente ersetzt und gestaltet sich daher einfacher und schneller. Durch die Echtzeitdatenverarbeitung erhaltet ein Angestellter umgehend nach Tätigung einer Transaktion eine Erinnerung für den Beleg. Dadurch wird eine lückenlose und ordnungsgemäße Buchhaltung gewährleistet, was allen Beteiligten viel Arbeitsaufwand und Zeit erspart. Für den Monats- oder Jahresabschluss können alle Buchhaltungsdaten an den Steuerberater weitergeleitet werden, welcher anschließend sämtliche Informationen, dank des gebotenen DATEV-Formates, direkt in sein Arbeitsprogramm einbinden kann.

Fazit

Mitarbeiterkarten sind eine Möglichkeit, ein Unternehmen in verschiedenen Abläufen zu unterstützen, um somit Prozesse zu vereinfachen und ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Sie weisen viele Vorteile auf, wie die einfache Einbindung in die Firma, die Spesenabrechnung ohne private Barauslagen, der genaue Überblick über geschäftliche Zahlungen und vieles mehr. Es werden flexible Gestaltungsmöglichkeiten und ein verbessertes Arbeiten in Remote Work geboten, was besonders in der heutigen Zeit sehr wichtig ist.